Ausschreibungs Management
Ausschreibungsmanagement umfasst den strukturierten Prozess der Erstellung, Durchführung und Verwaltung von Ausschreibungen (RFP – Request for Proposal, RFQ – Request for Quotation oder RFI – Request for Information). Das Ausschreibungsmanagement ist Bestandteil des Beschaffungsprozesses.
- Requirements analysis
- Document Creation
- Release and RfP Dispatch
- Assessment of suitability
- Tendering process
- Q&A process
- Due Diligence
- Allocation process
Ziele des Ausschreibungsmanagements
- Optimierung der Beschaffung: Sicherstellung, dass Produkte oder Dienstleistungen kosteneffizient und in hoher Qualität beschafft werden.
- Wettbewerb fördern: Vergleich mehrerer Anbieter, um die beste Marktoption zu identifizieren.
- Transparenz und Fairness: Einhaltung rechtlicher und interner Vorgaben, um faire Chancen für alle Anbieter zu gewährleisten.
- Risikominimierung: Sicherstellung, dass Anbieter die notwendigen Fähigkeiten und Ressourcen für die Anforderungen besitzen.
- Dokumentation: Vollständige Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen und Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
- We know how to succeed
So führen wir Ihr Ausschreibungsmanagement zum Erfolg
Requirements analysis
- Besetzen der Rollen im Projektteam
- Aufsetzen der Gremien
- Erstellen und Abstimmen der Zeitleiste
- Vereinbaren der Rahmenbedingungen
- Wenn Abweichungen vom LBK-Standard: Analysieren bestehender
(Vertrags-) Dokumente und Definieren der Anforderungen
Document creation
- Festlegen der Dokumente und Verantwortlichkeiten inkl. Zieltermine
- Erstellen der Dokumente
- Abstimmen der Bieterliste
- Durchführen des Request for Interest (RfI) inklusive Eignungsfeststellung und Request for Proposal (RfP) Prozesses
Release and RfP Dispatch
- Abgestimmte Bieterliste erstellt
- RfI versendet
- Eignungsfeststellung durchgeführt
- RfP Unterlagen an Einkauf übergeben
Assessment of suitability
- Bieterinformationsveranstaltung abgehalten
- Antworten aus dem Q&A Prozess erstellt und versendet
- Bieterbewertung und -reihung abgeschlossen
- Preistreiber identifiziert und bewertet
- Vergabevorschlag erstellt
Tendering process
- Durchführen der Bieterinformationsveranstaltung (Binf)
- Durchführen Q&A-Prozess
- Bewerten und Konsolidieren der eingegangenen Erstangebote
- RfP Update und ggf. Versand
- Erstellen des Vergabevorschlages an den Einkauf
Due Diligence
- Abhalten der Bieter-Workshops (WS) und gegebenenfalls der Due Diligence (DD)
Allocation process
- Vorbereiten und Durchführen der kaufmännischen / rechtlichen Verhandlungen
- Vorstellen in den Gremien
- Finalisieren der Vertragsdokumente
- Auftragsvergabe vorbereiten
- Paraphierung durchführen