Die manuelle Prüfung von Verträgen ist eine zeitaufwändige und arbeitsintensive Aufgabe. Besonders im B2B-Bereich, wo jede Klausel und jeder Absatz entscheidend sein können, ist es von enormer Bedeutung, effiziente und fehlerfreie Prozesse zu gewährleisten. In einer Welt, in der Verträge immer umfangreicher und komplexer werden, stoßen manuelle Prüfprozesse daher zunehmend an ihre Grenzen. Sie sind nicht nur zeitaufwändig, sondern bergen auch das Risiko, dass wichtige Details übersehen werden, was zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen kann.

Unsere Kunden berichten uns dabei unter anderem immer wieder von folgenden Herausforderungen:

• Es vergeht eine Menge Zeit bei der Suche nach Dokumenten.
• Falsch behandelte oder verlorene Schriftstücke verursachen teils erhebliche Schäden.
• Doppelablage verursacht Personalkosten, verbraucht Raum- und materielle Ressourcen.
• Arbeitsprozesse sind unübersichtlich, niemand weiß, wo sich ein Dokument gerade befindet.
• Projekt- und Unternehmenswissen wird von einzelnen Personen gehortet und anderen nicht zugänglich gemacht.

Oder in Zahlen:

• bis zu 30 % der Dokumentenzugriffe sind erfolglos, weil die Dokumente falsch abgelegt, verschwunden oder in Bearbeitung sind.
• 50 % und mehr der Dokumente müssen kopiert und in mehreren Ordnern abgelegt werden, damit man sie bei jeder Suchart findet.
• Durchschnittlich wird jedes Dokument 2–3-mal kopiert. Das Belegvolumen wächst und wächst.
• Der tatsächliche Zeitanteil der Bearbeitung eines Dokuments bis zur endgültigen Ablage liegt unter 10 %. In der überwiegenden Liege- und Transportzeit ist das Dokument nicht verfügbar.

Dass es Unternehmen mit einem entsprechenden Ressourceneinsatz schwerfallen wird, auch in Zukunft konkurrenzfähig zu agilen, schlanken und innovativen Unternehmen zu bleiben, versteht sich von selbst und bedarf wohl kaum einer genaueren Erläuterung.

Die Herausforderung: Effizienz und Genauigkeit in der IT-Vertragsprüfung

Im Bereich der IT-Dienstleistungen, insbesondere in komplexen Branchen wie der Automobilindustrie, erfordert die Vertragsanalyse nicht nur juristisches, sondern auch tiefgreifendes technisches Fachwissen u.a. in den Bereichen Softwareentwicklung, Netzwerktechnologie, Datenbankmanagement und mehr.

Viele der derzeit verfügbaren Softwarelösungen zur Vertragsanalyse stoßen an ihre Grenzen, wenn es um die spezifischen Anforderungen und das komplexe technische Fachwissen im IT-Bereich geht. Hier bedarf es einer neuen Generation von Tools, die nicht nur in der Lage sind, große Mengen an Vertragsdaten effizient zu verarbeiten, sondern auch die Feinheiten und Nuancen technischer Details zu verstehen.

Ein innovativer Ansatz zur Lösung eines alten Problems

Angesichts dieser Herausforderungen haben wir bei der brox uns dazu entschieden, in einem ehrgeizigen Forschungsprojekt eine Lösung zu entwickeln, die das Beste aus zwei Welten vereint: tiefes Domänenwissen über IT-Verträge und modernste KI-Technologien.

Das Herzstück des Projekts ist die Entwicklung eines Knowledge Graphs, der das spezifische Wissen über IT-Verträge im Automotive-Bereich strukturiert und maschinenlesbar macht. Dies allein ist schon ein Meilenstein, doch die wirkliche Innovation liegt in der Kombination dieses Wissens mit einer selbstgehosteten, LLM-basierten KI. Diese KI wird in der Lage sein, Vertragsinhalte nicht nur zu analysieren, sondern auch Widersprüche zu erkennen, Handlungsempfehlungen zu geben und sogar Vertragsdokumente automatisch zu generieren.

Während des Projekts wird die Lösung zunächst intern getestet und dann schrittweise – bis voraussichtlich im Frühling 2025 – in einem Pilotprojekt in die Anwendung gebracht. Dies ermöglicht es, die Technologie unter realen Bedingungen zu optimieren, bevor sie für den breiteren Markt verfügbar gemacht wird.

Wie das Tool den Markt verändern wird

Die Einführung dieser innovativen Lösung verspricht, die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Verträge verwalten, grundlegend zu verändern. Für Unternehmen bedeutet dies eine drastische Reduzierung des Aufwands und der Fehleranfälligkeit bei der Vertragsprüfung. Verträge können schneller, genauer und mit einer bisher unerreichten Effizienz analysiert werden. Ganz konkret: schnellere und präzisere Antworten auf Vertragsfragen, eine reibungslosere Einhaltung von Service Level Agreements (SLAs) und die Möglichkeit, modernste Technologien zu nutzen, die ihre internen Prozesse optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken. Die Zeit, die früher in mühsame, manuelle Prozesse investiert werden musste, kann nun für strategisch wichtigere Aufgaben genutzt werden.

Die wahre Stärke dieser Lösung liegt jedoch in ihrer Fähigkeit, Wissen und Technologie auf eine Art und Weise zu kombinieren, die bisher undenkbar war. Durch die Integration von KI und Knowledge Graphs können Unternehmen nicht nur effizienter arbeiten, sondern sich auch als Vorreiter in ihrer Branche positionieren – bereit, die Zukunft des Vertragsmanagements aktiv mitzugestalten.

Wir bei der brox möchten mit diesem Forschungsprojekt nicht nur eine Antwort auf die Herausforderungen des heutigen Marktes geben, sondern ein visionärer Schritt in Richtung einer Zukunft, in der Verträge nicht mehr nur Dokumente sind, sondern dynamische, maschinenverständliche Informationsquellen, die unseren Kunden einen echten Wettbewerbsvorteil verschaffen.