Der Wandel der brox

Zusammenfassung

Die brox ist geprägt durch ihre familiäre Atmosphäre und möchte diese während ihres Wachstums nicht verlieren. Die Vision besteht darin, organisches Wachstum mit ihrer Identität zu vereinen. Hierzu müssen verschiedene Herausforderungen, wie die enge Verzahnung der neuen Standorte, sowie die Eingliederung extern geregelter Prozesse, gemeistert werden. Um dies zu gewährleisten, muss neues Personal gewonnen werden, welches einerseits die benötigte Erfahrung mit sich bringt und andererseits die Werte der brox teilt.

Ausgangssituation

Anfang 2018 begann für die brox ein Wandel. Zu diesem Zeitpunkt war sie zwar bereits ein etabliertes Beratungsunternehmen für namenhafte DAX-Konzerne. Unter dem Dach der brox hatten sich Consultants zusammengeschlossen, die größtenteils selbstständig arbeiten, aber trotzdem die Vorzüge des angestellt seins, genießen wollten. Die Hierarchien waren flach aufgebaut und die Firmenidentität geprägt durch ein familiäres und freundschaftliches Miteinander unter den Kollegen.

Während sich die Consultants auf das Kerngeschäft konzentrierten, waren Aufgaben rund um Finanzen und Controlling sowie Marketing extern ausgelagert. Die Gewinnung von neuen Projekten war und ist – damals als auch heute – hauptsächlich durch die gute Vernetzung bei den Partnern und durch die erfolgreichen Projektabschlüsse von den Mitarbeitern geprägt.

Neue Standorte

Bis 2018 war die brox nur in ihrem Wolfsburger Standort aktiv. In den Jahren 2018 und 2019 wurde ein neuer Standort in Stuttgart und ein virtueller Standort in Mannheim eröffnet. Der Stuttgarter Standort brachte neues Geschäft im Bereich „IT Architecture & Infrastructure“ und der Mannheimer Standort ergänzte die Leistungen um den Bereich „Information Management“.

Beide Standorte ermöglichten es der brox dadurch ihr Beratungsportfolio auszubauen und sich breiter über Deutschland zu verteilen. Mit der räumlichen Distanz zwischen den Standorten, gingen aber auch neue Herausforderungen einher. Die brox musste nun verteilt über mehrere Standorte verwaltet werden. Folglich galt es Strukturen zu schaffen, die in der neuen Firmenstruktur die gewohnte Qualität bewahren.

Die Mission

Angespornt durch das Wachstum, dass die neuen Standorte mit sich brachten, wollte man dieses Tempo natürlich beibehalten. Es galt die benötigten Strukturen und Prozesse zu schaffen, die für ein organisches Wachstum notwendig sind. Gleichzeitig wurde ein spezielles Augenmerk daraufgelegt, dass diese die Identität der brox, geprägt durch ein familiäres Miteinander, große Freiheiten sowie Gestaltungsspielräume, nicht negativ beeinflusst wird. Um dies zu ermöglichen, musste ein Gleichgewicht zwischen freien und festen Prozessen, sowie Strukturen gefunden werden.

Auch galt es die einzelnen Standorte enger miteinander zu verzahnen. Funktionierten diese bereits sehr gut als eigenständige Organe, wollte man die Kommunikationen zwischen den Standorten deutlich verbessern, um das Gemeinschaftsgefühl auf die neuen Strukturen auszuweiten. Zusätzlich erhoffte man sich hierdurch Know-how, das verteilt in der Firma liegt, für alle Projekte nutzen zu können.

Weiterhin sah man sich mit der wachsenden Größe in der Lage, Prozesse, die bisher an externe Firmen ausgelagert waren, teilweise wieder intern einzugliedern. Damit dies keine zusätzliche Belastung für die Consultants darstellt, musste hierfür passendes Personal eingestellt werden.

Konsolidierung

Im ersten Schritt wurden die gewachsenen Beratungsleistungen konsolidiert, um sich auf die Kernkompetenzen konzentrieren zu können. Aus vielen kleinen Beratungspaketen, die an den verschiedenen Standorten angeboten wurden, wurden die vier Kernbereiche konsolidiert: „IT Sourcing Management“, „Information Management“, „IT Architecture & Infrastructure“ und „IT Lifecycle Management“. Diese Konsolidierung ermöglichte es, intern festzuhalten welche Bereiche die brox am besten bedienen kann und gleichzeitig ein gut durchdachtes Portfolio an Kunden anbieten zu können. Um klare Strukturen zu schaffen, wurden die Themen auf die Standorte aufgeteilt. Wolfsburg berät zu „IT Sourcing und IT Lifecycle Management“, Mannheim zu „Information Management“ und Stuttgart zu „IT Architecture & Infrastructure“.

Um trotz dieser festen Verteilung der Themen auf die Standorte die gewollte Flexibilität zu ermöglichen, haben Mitarbeiter immer die Möglichkeit an den Themen der anderen Standorte mitzuarbeiten. Damit dies gut funktioniert, müssen die Standorte eng miteinander verzahnt sein und produktive Kommunikationskanäle bestehen.

Verzahnung der Standorte

Um die Kommunikation zwischen den Standorten zu verbessern, wurde eine interne Position geschaffen, die als zentrale Ansprechperson für standortübergreifende Themen fungiert.

Im Zuge von QuickWins ist bereits ein quartalsweise erscheinender Newsletter eingeführt und etabliert worden. Dieser beinhaltet verschiedene Neuigkeiten von den Standorten und stellt die neuen Kollegen vor. Darüber hinaus werden standortübergreifende Teamevents und Meetings durchgeführt, bei denen die Mitarbeiter sich trotz der räumlichen Distanz regelmäßig auch persönlich sehen können.

Den Erfolg dieser Maßnahmen können wir bereits sehen und so führen Kollegen aus Stuttgart und Wolfsburg zusammen ihre Kunden zum Erfolg.

Eingliederung von extern gehandhabten Prozessen

Ein wichtiger Teil der Wachstumsstrategie ist es, Prozesse, die durch externe Firmen gehandhabt wurden, durch die Schaffung interner Strukturen in die brox einzugliedern. Hierzu galt es passendes Personal zu finden.

In diesem Rahmen wurde eine neue Ressource gewonnen, die intern als zentrale Ansprechperson für das Thema „Finanzen und Controlling“ verantwortlich ist und mit der externen Buchhaltung zusammenarbeitet. Dadurch werden zwar viele Prozesse weiterhin extern gehandhabt, aber durch die interne Ressource kann mehr Einfluss auf die Ausführung der Prozesse und deren Konformität mit der eigenen Strategie gelegt werden.
Darüber hinaus konnte ein erfahrener Sales Manager gewonnen werden, welcher für die Neugewinnung von Kunden und Projekten verantwortlich ist. Hierdurch wurde eine Entlastung für die Partner sowie Consultants geschaffen, welche sich nun mehr auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können.

Juniorisierung

Für Aufgaben im Marketing und HR wurden gezielt Junioren und Werkstudenten gesucht, welche die Aufgaben der externen Firmen in diesen Bereichen übernehmen können. Hierdurch konnte einerseits mehr Kontrolle über diese Prozesse gewonnen werden und auf der anderen Seite wurden Werkstudenten direkt mit anspruchsvollen und einflussreichen Aufgaben bedacht. Diese bekamen dadurch die Möglichkeit an den Aufgaben zu wachsen und später größere Projekte eigenständig zu übernehmen.

Die erste Initiative hierzu war das Socialmedia-Team, das seit Start der Initiative im letzten Jahr von Werkstudenten geführt wird. Diese organisieren sich als eigenständiges Team und berichten regelmäßig an das Management. Zu ihren Aufgaben gehört die Betreuung der Socialmedia-Kanäle, die Weiterentwicklung der Website und die Findung und Umsetzung neuer Ideen im Bereich Marketing. In diesem Rahmen wurde beispielsweise bereits die Blog-Kategorie auf der Website eingeführt und ein fachliches Webinar geplant und umgesetzt.

Fazit

Die brox hat es dank dieser Maßnahmen geschafft konstant zu wachsen und gleichzeitig seine Identität zu behalten. Jeder neue Mitarbeiter wird in die familiäre Atmosphäre aufgenommen und profitiert gleichzeitig von den neuen Strukturen, die sowohl den Einstieg als auch den Arbeitsalltag für ihn einfacher gestalten. Gleichzeitig kann er selbst an internen Initiativen teilnehmen und durch die flachen Hierarchien daran mitwirken, das Unternehmen zu formen. Der Gestaltungsspielraum ist weitergewachsen und das Eingliedern externer Prozesse hat es erleichtert diesen auszureizen.

Alles ist jedoch noch nicht geschafft und so gilt es an den genannten Aufgaben weiterzuarbeiten und ständig neues Verbesserungspotential zu finden und dieses auszuschöpfen.